Créer un canal Teams = Boite mail partagée

Il est parfois complexe d’arriver à recevoir dans un canal dédié de Teams un mail venant de l’extérieur.

Par exemple, je voudrais que tous les mails que m’envoie la Préfecture aillent dans un canal Préfecture qui se trouve dans une équipe Mails de groupe.

Evidemment, j’ai demandé à la Préfecture de toujours utiliser le mail prefecture@mondomaine.fr pour m’écrire, c’est un mail qui est dédié à cette utilisation.

Nota : comme on va utiliser les règles Outlook, on pourrait filtrer sur d’autres critères, j’ai fait le choix de dédier un mail à cette utilisation pour plus de simplicité.

Tous les canaux Teams sont accessibles via un mail du type ecf2ec2e.mondomaine.fr@fr.teams.ms, c’est cette utilisation que je voudrais éviter, donner ce mail à un contact peut sembler étrange (mais cela est possible pour une mailing list automatique si c’est vous qui vous inscrivez, ce tuto ne vous est donc pas utile).

Création d’une boite partagée Microsoft 365

On va utiliser une boite partagée M365, pour la créer, on va dans l’administration de la plateforme, rubrique Teams et groupes puis Boites aux lettres partagées

Nota : La création d’une boite aux lettres partagées ne coûte rien en licence, elles sont gratuites.

Une fois la boîte créée, on pourrait penser utiliser la fonction de transfert de mail vers le mail du canal mais cette fonctionnalité ferait un transfert et non une redirection, ce n’est pas l’objectif recherché.

Attribution temporaire d’une licence Exchange

Pour la configuration, il faut aller dans Outlook on line et ajouter une règle.

Je ne suis pas arrivé à trouver comment faire cela sans une licence Exchange, on va donc ajouter une licence, mettre en place la règle et retirer la licence.

Pour cela, toujours dans l’interface d’administration, on vas dans Utilisateurs actifs chercher notre utilisateur (identique à la boite aux lettres partagée créée à l’instant). Puis Gérer les licences de produits dans les 3 petits points de l’utilisateur.

Lui attribuer une licence Exchange, n’importe laquelle.

Ajouter une règle dans Outlook on Line

Afin de pouvoir accéder à l’utilisateur prefecture@mondomaine.fr, il faut avoir son mot de passe, dans l’administration des utilisateurs actifs, réinitialisez le mot de passe puis changez le, le nouveau sera utilisé pour se connecter à Outlook on line.

  • Ajouter une règle de redirection, cela donnera :

Retirer la licence Exchange

La licence est devenue inutile, elle peut être retirée.

Test, validation de la méthode

Il suffit d’envoyer un mail à prefecture@mondomaine.fr pour le voir apparaitre (et non transféré) dans le canal Teams. Les pièces jointes sont également jointe, tout fonctionne parfaitement.

Bonus : Ajouter la boite aux lettres partagées dans Outlook on line de votre compte principal

Si on souhaite transférer ce mail en question, on peut ajouter la boite aux lettres partagées dans son compte Outlook principal. Pour cela, il faut être membre de la boite partagée. Puis avec un clic droit sur Dossiers, utiliser la fonctionnalité Ajouter un dossier partagé, y saisir la boite mail partagée.